Sur un chantier, en rendez-vous ou pendant le service, vous ratez des appels. Le problème n'est pas l'appel manqué en lui-même, mais ce qui se passe ensuite : savoir qui a appelé, pour quoi, et rappeler avant que la personne ne s'adresse ailleurs. Ce guide explique comment être prévenu de chaque appel manqué et comment organiser vos rappels de façon simple.
Pourquoi un appel manqué doit être traité vite
La plupart des appelants ne laissent pas de message sur la messagerie. Sans information, vous rappelez un numéro inconnu sans savoir s'il s'agit d'une fuite d'eau, d'une demande de devis ou d'un démarcheur. Vous perdez du temps, et les demandes urgentes attendent autant que les autres.
Avec un renvoi d'appel sur non-réponse vers votre numéro Voice Pilot, vous décrochez comme avant. Si vous ne répondez pas au bout du délai réglé (par exemple 20 secondes), l'IA prend l'appel à la place de la messagerie : elle demande le nom, le numéro de rappel et le motif, puis classe la demande.
Les façons d'être prévenu avec Voice Pilot
- Le résumé par email : après chaque appel, vous recevez la transcription et la qualification de la demande.
- Le tableau de bord en temps réel : appels en cours, derniers appels et statistiques, consultables depuis votre téléphone ou votre ordinateur.
- Otto, le copilote IA : vous lui demandez en langage naturel « Quels sont mes derniers appels ? » et il répond à partir des données réelles de votre compte.
- Le transfert des urgences : quand l'IA repère une urgence, elle peut transférer l'appel vers vous au lieu d'attendre votre rappel.
- Les webhooks : à chaque fin d'appel, le résumé et les coordonnées peuvent être envoyés vers vos propres outils.
Voice Pilot vous indique qui vous a appelé et le numéro à rappeler, avec le contenu des messages (motif, transcription, enregistrement). L'offre démarre à 1 € la première semaine, puis 49 € par mois.
| Ce que vous obtenez | Toutes les offres |
|---|---|
| Nom ou numéro de l'appelant à rappeler | Oui |
| Motif, transcription et enregistrement | Oui |
| Questions à Otto sur vos appels | Illimité |
Organiser vos rappels en quatre étapes
- Fixez deux moments de rappel dans la journée, par exemple à la pause de midi et en fin de journée, plutôt que de rappeler au fil de l'eau.
- Commencez par les appels classés urgents : l'IA trie chaque appel en trois niveaux (urgent, important, informatif).
- Traitez ensuite les appels importants, comme les demandes de devis, en lisant le résumé avant de composer le numéro.
- Finissez par les appels informatifs, et notez le résultat de chaque rappel pour ne pas rappeler deux fois la même personne.
Que dire quand vous rappelez
Grâce au résumé, vous pouvez rappeler en montrant que vous connaissez déjà la demande : « Bonjour, ici [votre nom], vous avez appelé ce matin pour [motif]. Je vous rappelle comme prévu. » La personne n'a pas à tout réexpliquer et l'échange est plus court.
Les erreurs fréquentes
- Rappeler sans avoir lu le résumé de l'appel, et reposer des questions auxquelles le client a déjà répondu.
- Ne pas vérifier le renvoi : si vos clients tombent encore sur la messagerie quand vous ne décrochez pas, vérifiez le code de renvoi affiché dans le tableau de bord.
- Remettre au lendemain un appel classé urgent.
- Ne pas indiquer à l'IA quand vous rappelez : précisez dans votre accueil un délai réaliste, par exemple « je vous rappelle en fin de journée ».
Demander à Otto où vous en êtes
Plutôt que de chercher dans les écrans, posez la question à Otto : « Quels sont mes derniers appels ? », « Combien d'appels aujourd'hui ? » ou « Donne-moi le détail du dernier appel ». Il affiche le détail et la transcription d'un appel, ainsi que les rendez-vous confirmés. Il ne déclenche jamais d'appel de lui-même.
- Trier les appels entrants : clients, devis, démarcheurs
- Appels d'urgence en dépannage : trier et rappeler
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Comment savoir qu'un client m'a appelé pendant que j'étais occupé ?
Vous recevez un résumé par email après chaque appel. Vous pouvez aussi consulter le tableau de bord ou demander à Otto vos derniers appels.
Que voit-on après un appel manqué ?
Vous voyez qui vous a appelé et le numéro à rappeler, avec le motif, la transcription et l'enregistrement. L'offre démarre à 1 € la première semaine, puis 49 € par mois.
Si je décroche moi-même, l'IA prend-elle l'appel ?
Non. Avec le renvoi sur non-réponse, l'IA ne prend que les appels que vous ne décrochez pas dans le délai réglé.
Les urgences doivent-elles attendre mon rappel ?
Non. L'IA repère les urgences et peut transférer l'appel vers vous. En cas de danger, comme une odeur de gaz, elle dit d'appeler le 112.
Mes clients tombent encore sur la messagerie quand je ne décroche pas, que faire ?
Vérifiez le code de renvoi affiché dans votre tableau de bord. Pour une ligne fixe, le réglage se fait dans l'espace client de l'opérateur ou l'interface de la box.