Secrétariat téléphonique IA : vos appels pris en charge 24h/24, sans facturation à l'appel
Prise de messages, rendez-vous, filtrage, urgences : votre secrétariat téléphonique IA assure les missions d'un télésecrétariat sur chaque appel que vous manquez, pour un abonnement mensuel sans engagement. Vous gardez votre numéro.
Télésecrétariat ou secrétariat téléphonique IA : quelle différence ?
Un secrétariat téléphonique répond à votre place quand vous êtes indisponible : il renseigne l'appelant, prend les messages, tient votre agenda et vous prévient des urgences. Le télésecrétariat classique, ou secrétariat téléphonique externalisé, confie ces missions à des secrétaires à distance, généralement aux heures de bureau, avec une facturation à l'appel ou un forfait qui atteint souvent plusieurs centaines d'euros par mois. Le secrétariat téléphonique IA de Voice Pilot remplit les mêmes missions 24h/24 et 7j/7, sur chaque appel que vous manquez, même quand plusieurs arrivent ensemble, pour un abonnement mensuel sans engagement.
Votre secrétaire téléphonique IA décroche au nom de votre entreprise ou de votre cabinet et prononce votre propre message d'accueil, d'une voix naturelle. Elle renseigne l'appelant sur vos horaires, votre adresse, vos prestations ou vos tarifs, recueille son nom, son numéro et le motif de son appel, classe chaque appel par niveau d'urgence et éconduit les démarcheurs selon vos consignes. Si l'appelant souhaite un rendez-vous, elle consulte votre agenda Google ou Outlook, ne propose que vos créneaux libres et envoie la confirmation par SMS. Les urgences vous sont transférées sur votre portable selon vos règles, et vous recevez le résumé de chaque appel par email.
Ce secrétariat téléphonique convient aux artisans, qui travaillent les mains prises, aux professions libérales, qui ne s'interrompent pas en pleine consultation, et aux TPE, où chacun décroche entre deux tâches. Ni nouveau numéro ni nouvel opérateur : un renvoi d'appel sur non-réponse vers votre numéro Voice Pilot en 09, inclus dans chaque offre, suffit. Vous continuez de décrocher vous-même ; seuls les appels que vous laissez sonner arrivent à votre secrétaire IA. Vous renvoyez déjà vos appels vers un télésecrétariat ? Il suffit de remplacer le numéro de destination. Otto, le copilote IA intégré, configure le tout en français courant, en cinq minutes environ et sans matériel.
Les missions de votre secrétariat téléphonique IA
Une secrétaire qui se présente à votre nom
Le nom de votre entreprise ou de votre cabinet, votre message d'accueil, une voix naturelle à votre goût : vos appelants sont reçus comme par votre propre secrétariat. Et votre secrétaire IA répond à chacun dans sa langue : anglais, espagnol, allemand, arabe…
Une prise de messages sans oubli
Nom, numéro de rappel, motif, niveau d'urgence : chaque message est complet et vous arrive par écrit. Vous rappelez avec toutes les informations en main, en commençant par ce qui presse.
L'agenda tenu à jour
Votre secrétaire IA inscrit les rendez-vous en temps réel dans Google Agenda ou Outlook, ou via Calendly, sur vos seuls créneaux libres, et confirme la date et l'heure par SMS.
Le filtrage des appels
Comme une secrétaire, elle fait le tri : le démarchage est écarté selon vos consignes. À l'inverse, les appels de vos numéros VIP, proches ou clients privilégiés, vous sont passés directement sur votre portable, sans filtre.
Les urgences jusqu'à vous
Chaque appel est classé urgent, important ou informatif. Celui qui ne peut pas attendre vous est transféré sur votre portable, selon les règles que vous avez fixées ; les autres attendent votre rappel, sans vous interrompre.
Résumé, transcription et historique
Dès l'appel terminé, le résumé et la transcription complète arrivent par email ; l'historique et les enregistrements se consultent dans votre tableau de bord, depuis un ordinateur ou un mobile. Vos appels peuvent aussi remonter dans HubSpot, Salesforce ou Pipedrive, ou partir vers Make et Zapier par webhook.
Trois appels, trois missions de secrétariat
Jeudi 15 h, trois appels pendant un rendez-vous au cabinet
Une nouvelle cliente obtient un rendez-vous lundi 11 h, inscrit dans votre agenda et confirmé par SMS. Un client habituel veut décaler le sien : l'IA note sa demande et vous la transmet. Un démarcheur, enfin, est écarté selon vos consignes. À la fin de l'entretien, trois comptes rendus vous attendent.
Sur un chantier, une demande de devis puis un appel VIP
Un particulier appelle pour un projet de rénovation : l'IA lui indique votre zone d'intervention, note son nom, son adresse et la nature des travaux, puis classe la demande en important. En fin de matinée, l'architecte avec qui vous travaillez appelle : son numéro figure parmi vos numéros VIP, l'appel sonne directement sur votre portable.
Mardi 11 h, l'équipe est occupée et un client appelle en anglais
L'IA détecte la langue et poursuit la conversation en anglais. Elle répond à sa question sur vos horaires, réserve un créneau libre de votre agenda et lui envoie la confirmation par SMS. Personne n'a quitté son poste : le résumé et la transcription arrivent par email.
Comment ça marche
- 1
Créez votre réceptionniste
En quelques minutes avec l'assistant guidé, ou en une phrase avec Otto, le copilote intégré : métier, horaires, message d'accueil, prise de rendez-vous. Un numéro dédié en 09 est inclus.
- 2
Gardez votre numéro
Un code de renvoi d'appel sur non-réponse suffit : vous décrochez comme avant, et l'IA ne prend que les appels que vous manquez.
Les codes de renvoi par opérateur → - 3
L'IA répond à votre place
24h/24, elle répond à vos clients et patients, note le nom, le numéro et le motif, repère les urgences et vous les transfère, puis prend le rendez-vous dans votre agenda et le confirme par SMS.
- 4
Vous recevez le résumé
Après chaque appel, un email avec le résumé et la transcription. Tout l'historique reste dans votre tableau de bord, sur ordinateur comme sur mobile.
Combien ça coûte
Essai de 14 jours avec 60 minutes offertes, sans carte bancaire. Sans engagement, sans frais d'installation, numéro inclus.
Free
0 € /mois
10 min d'appels par mois
Pour tester : qui vous a appelé et le numéro à rappeler
Starter
49 € /mois
60 min d'appels par mois
Artisans et indépendants : messages complets, RDV, SMS
Boost
89 € /mois
120 min d'appels par mois
TPE et cabinets plus sollicités
Pro
149 € /mois
250 min d'appels par mois
PME et équipes
Le plan Free vous dit qui a appelé et le numéro à rappeler. Le contenu des messages (motif, transcription, enregistrement) est inclus dans les offres payantes. Facturation annuelle : -20 %.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un secrétariat téléphonique IA ?
+
C'est un secrétariat téléphonique assuré par une intelligence artificielle. Votre secrétaire téléphonique IA prend les appels que vous ne pouvez pas prendre, au nom de votre entreprise : elle renseigne l'appelant, note un message complet, inscrit les rendez-vous dans votre agenda, écarte le démarchage et vous transfère les urgences. Après chaque appel, vous recevez un résumé écrit et la transcription.
Une IA peut-elle remplacer un télésecrétariat ?
+
Oui. Elle assure les mêmes missions qu'un télésecrétariat et va plus loin : elle répond 24h/24 et 7j/7, prend plusieurs appels à la fois, réserve directement sur vos créneaux libres et vous transmet la transcription intégrale de chaque échange. Pour en juger, écoutez les exemples d'appels de la page Démo.
Combien coûte un secrétariat téléphonique ?
+
Un télésecrétariat coûte souvent plusieurs centaines d'euros par mois. L'essai Voice Pilot dure 14 jours, avec 60 minutes offertes et sans carte bancaire. Ensuite, le plan Free, à 0 € (10 minutes par mois), vous signale qui a appelé et le numéro à rappeler, et les offres payantes, qui ajoutent le contenu des messages (motif, transcription, enregistrement), coûtent 49 € par mois (Starter, 60 minutes), 89 € (Boost, 120 minutes) ou 149 € (Pro, 250 minutes). Sans engagement ni frais d'installation, numéro inclus, -20 % en facturation annuelle.
Le secrétariat téléphonique IA est-il facturé à l'appel ?
+
Non. Vous payez un abonnement mensuel fixe, qui comprend un volume de minutes d'appel. Aucun dépassement n'est jamais facturé : une fois les minutes du mois utilisées, l'assistant continue de prendre les messages. Vous connaissez votre budget à l'avance, quel que soit le nombre d'appels reçus.
Comment passer à un secrétariat téléphonique IA sans changer de numéro ?
+
Par un renvoi d'appel sur non-réponse, du type **61*09XXXXXXXX**20#, qui fait suivre vers votre numéro Voice Pilot en 09 les appels que vous ne prenez pas. Votre tableau de bord affiche le code exact, et notre guide liste les codes de chaque opérateur. Vous gardez votre numéro et votre opérateur.
Ma secrétaire téléphonique IA peut-elle gérer mon agenda ?
+
Oui. Elle est reliée à votre agenda Google ou Outlook, ou à Calendly, et le consulte en temps réel : elle ne propose que vos créneaux libres et confirme chaque rendez-vous par SMS, avec la date et l'heure. Une demande d'annulation ou de report est notée et vous est transmise : vous gardez la main sur votre planning.
Comment sont traités le démarchage et les urgences ?
+
Vous fixez les consignes, l'IA les applique. Les sollicitations commerciales sont écartées sans vous déranger. L'IA attribue à chaque appel un niveau d'urgence (urgent, important ou informatif), et les urgences vous sont transférées sur votre portable selon vos règles.
Pour quels professionnels ce secrétariat téléphonique est-il fait ?
+
Pour les indépendants et les petites structures sans secrétaire à plein temps, ou dont la secrétaire ne peut pas tout prendre : artisans, professions libérales de la santé, du droit ou du chiffre, commerces et TPE. Votre secrétaire IA adapte ses questions à votre métier, selon vos consignes. Vos données sont hébergées en France et traitées conformément au RGPD.
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