Réceptionniste IA : l'accueil téléphonique automatisé qui prend vos rendez-vous
Votre réceptionniste IA décroche les appels que vous manquez, répond aux questions de vos clients, prend les rendez-vous dans votre agenda et vous envoie un résumé après chaque appel. 24h/24, avec votre numéro actuel.
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Tout secteur·Prise de contact — Demande entrante générique·27s
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Exemple d'appel entrant pris en charge par l'agent vocal IA Voice Pilot pour n'importe quel secteur. Le prospect a été recommandé et cherche un premier contact. Claire, l'assistante IA, qualifie le besoin et organise un rappel priorisé.
Un scénario polyvalent : accueil, qualification de la demande et rappel planifié, confirmé par SMS. Il s'adapte à toute activité de services.
Qu'est-ce qu'une réceptionniste virtuelle, ou secrétaire virtuelle IA ?
Une réceptionniste IA, que l'on appelle aussi réceptionniste virtuelle, secrétaire virtuelle IA ou assistant téléphonique IA, répond au téléphone à votre place, au nom de votre entreprise. Ce n'est ni une messagerie ni un serveur vocal à touches : elle converse avec une voix naturelle, comprend ce que veut l'appelant et agit. Elle renseigne, prend un message complet, réserve un rendez-vous et vous prévient. La plupart des appelants ne laissent pas de message sur un répondeur : avec elle, chaque appel que vous manquez trouve une vraie réponse.
À chaque appel, elle suit le même fil. Elle décroche avec votre message d'accueil, écoute la demande et répond aux questions pratiques à partir des informations que vous lui donnez : horaires, adresse, prestations, tarifs. Elle note le nom, le numéro de rappel et le besoin, classe l'appel par niveau d'urgence et écarte le démarchage selon vos consignes. Pour un rendez-vous, elle agit en véritable agent IA de prise de rendez-vous : elle consulte votre agenda, propose uniquement des créneaux libres, réserve et envoie la confirmation par SMS. Elle détecte aussi la langue de l'appelant et lui répond dans sa langue. Vous recevez ensuite par email le résumé et la transcription complète.
Elle s'adresse à tous ceux qui ne peuvent pas décrocher à chaque sonnerie : artisans sur un chantier, professions libérales en rendez-vous, commerçants au comptoir, TPE dont l'équipe est déjà occupée. Vous gardez votre numéro : un renvoi d'appel sur non-réponse suffit, vous décrochez comme d'habitude et l'IA prend uniquement les appels que vous manquez, de jour comme de nuit. Otto, le copilote intégré, crée et ajuste votre réceptionniste en français courant : la mise en place prend environ cinq minutes, sans aucun matériel.
Ce que fait votre réceptionniste IA à chaque appel
Un accueil à votre nom
Elle décroche avec votre message d'accueil et le nom de votre entreprise, d'une voix naturelle que vous choisissez. Elle prend plusieurs appels à la fois : vos clients ne tombent pas sur une ligne occupée.
Des réponses précises aux questions
Horaires, adresse, prestations, tarifs : elle répond à partir des informations que vous lui confiez. Vos clients obtiennent l'information tout de suite, sans attendre votre rappel.
La prise de rendez-vous automatique
Elle réserve en temps réel dans Google Agenda ou Outlook (Calendly est aussi pris en charge), uniquement sur vos créneaux libres, puis envoie la confirmation par SMS. Vous êtes plusieurs ? Elle note avec qui l'appelant souhaite le rendez-vous.
Chaque appel qualifié
Nom, numéro de rappel, besoin : tout est noté. L'appel est classé en trois niveaux, urgent, important ou informatif, et le démarchage est filtré selon vos consignes. Vous savez qui rappeler en premier.
Les urgences transférées
Un appel urgent vous est transféré selon les règles que vous fixez. Avec les numéros VIP, les appels de vos proches et de vos clients clés arrivent directement sur votre portable, sans passer par l'IA.
Un résumé après chaque appel
Dès l'appel terminé, vous recevez un email avec le résumé et la transcription complète. L'historique et les enregistrements restent dans votre tableau de bord, sur ordinateur comme sur mobile.
Trois appels que votre réceptionniste IA traite pour vous
Mardi 10 h, vous êtes en rendez-vous
Un nouveau client appelle votre cabinet. La réceptionniste IA l'accueille au nom du cabinet, note son nom, son numéro et l'objet de sa demande, puis lui propose jeudi 14 h, le premier créneau libre de votre agenda. Le rendez-vous est inscrit, la confirmation part par SMS, et le résumé vous attend à la fin de votre entretien.
11 h 30, vous servez un client au comptoir
Une cliente veut connaître vos horaires du samedi et le tarif d'une prestation. L'IA lui répond avec les informations que vous avez renseignées, réserve le créneau qu'elle choisit et lui envoie la confirmation par SMS. Votre client au comptoir, lui, n'a pas été interrompu.
Sur un chantier, un client signale une fuite
Vous avez les mains prises. L'IA comprend qu'il s'agit d'une urgence, note l'adresse et le numéro de rappel, et vous transfère l'appel comme le prévoient vos règles. Un démarcheur appelle juste après : l'IA prend un message court, classé informatif, sans vous déranger.
Comment ça marche
- 1
Créez votre réceptionniste
En quelques minutes avec l'assistant guidé, ou en une phrase avec Otto, le copilote intégré : métier, horaires, message d'accueil, prise de rendez-vous. Un numéro dédié en 09 est inclus.
- 2
Gardez votre numéro
Un code de renvoi d'appel sur non-réponse suffit : vous décrochez comme avant, et l'IA ne prend que les appels que vous manquez.
Les codes de renvoi par opérateur → - 3
L'IA répond à votre place
24h/24, elle répond à vos clients, note le nom, le numéro et le motif, repère les urgences et vous les transfère, puis prend le rendez-vous dans votre agenda et le confirme par SMS.
- 4
Vous recevez le résumé
Après chaque appel, un email avec le résumé et la transcription. Tout l'historique reste dans votre tableau de bord, sur ordinateur comme sur mobile.
Combien ça coûte
Essai de 14 jours avec 60 minutes offertes, sans carte bancaire. Sans engagement, sans frais d'installation, numéro inclus.
Free
0 € /mois
10 min d'appels par mois
Pour tester : qui vous a appelé et le numéro à rappeler
Starter
49 € /mois
60 min d'appels par mois
Artisans et indépendants : messages complets, RDV, SMS
Boost
89 € /mois
120 min d'appels par mois
TPE et cabinets plus sollicités
Pro
149 € /mois
250 min d'appels par mois
PME et équipes
Le plan Free vous dit qui a appelé et le numéro à rappeler. Le contenu des messages (motif, transcription, enregistrement) est inclus dans les offres payantes. Facturation annuelle : -20 %.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'une réceptionniste IA ?
+
C'est une assistante téléphonique qui répond à vos appels à votre place, au nom de votre entreprise et avec une voix naturelle. Elle comprend la demande, répond aux questions courantes, prend les rendez-vous dans votre agenda et vous envoie un résumé écrit de chaque appel. On parle aussi de réceptionniste virtuelle, de secrétaire virtuelle IA ou d'assistant téléphonique IA.
Quelle différence avec une messagerie vocale ou un serveur vocal ?
+
Sur une messagerie, la plupart des appelants raccrochent sans laisser de message. Un serveur vocal fait choisir entre des touches. La réceptionniste IA, elle, converse : elle répond aux questions, note un message complet, réserve un rendez-vous et repère les urgences. Votre client raccroche avec une réponse, et vous recevez un compte rendu.
Comment automatiser l'accueil téléphonique sans changer de numéro ?
+
Vous activez un renvoi d'appel sur non-réponse de votre ligne vers votre numéro Voice Pilot, avec un code du type **61*09XXXXXXXX**20#. Le code exact s'affiche dans votre tableau de bord, et notre guide détaille les codes de chaque opérateur. Vous décrochez comme d'habitude, l'IA ne prend que les appels que vous manquez. Vous pouvez aussi lui renvoyer tous vos appels.
La prise de rendez-vous automatique par téléphone fonctionne-t-elle avec mon agenda ?
+
Oui. La réceptionniste IA consulte votre agenda Google ou Outlook en temps réel (Calendly est aussi pris en charge), ne propose que les créneaux libres et inscrit le rendez-vous. L'appelant reçoit une confirmation par SMS. Si vous êtes plusieurs, elle note avec qui l'appelant souhaite le rendez-vous.
Que fait-elle d'un appel urgent ou d'un démarchage ?
+
Chaque appel est classé en trois niveaux : urgent, important ou informatif. Les urgences vous sont transférées selon vos règles, et les numéros VIP que vous avez listés sonnent directement sur votre portable, sans passer par l'IA. Le démarchage est filtré selon vos consignes : vous n'êtes plus dérangé pour rien.
Pour quelles entreprises une réceptionniste virtuelle est-elle faite ?
+
Pour toutes celles qui ne peuvent pas décrocher à chaque sonnerie : artisans, TPE, professions libérales, cabinets, commerces, agences. Elle s'adapte à votre métier : vous lui indiquez vos prestations, vos horaires et vos consignes, et elle pose les bonnes questions à vos clients. Elle répond aussi en anglais, en espagnol, en allemand, en arabe et dans d'autres langues.
Combien coûte une réceptionniste IA ?
+
Vous démarrez gratuitement : 14 jours d'essai avec 60 minutes offertes, sans carte bancaire. Le plan Free, à 0 € (10 minutes par mois), vous indique qui a appelé et le numéro à rappeler. Les offres payantes, qui incluent le contenu des messages, commencent à 49 € par mois, sans engagement ni frais d'installation, avec un numéro dédié inclus.
Combien de temps faut-il pour la mettre en place ?
+
Environ cinq minutes, sans matériel. Otto, le copilote IA intégré, crée votre réceptionniste à partir d'une simple description en français, puis l'ajuste à la demande : message d'accueil, horaires, consignes. Pour l'entendre avant de vous lancer, nos démos audio, une par métier, s'écoutent sans inscription sur la page Démo. Les données sont hébergées en France, conformément au RGPD.
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