Accueil téléphonique médical : un secrétariat virtuel pour votre structure
Centres médicaux, maisons de santé, cabinets de groupe : l'IA prend les appels que votre accueil ne peut pas prendre, plusieurs à la fois, note avec quel praticien chaque patient souhaite consulter et inscrit le rendez-vous dans votre agenda. Vous gardez votre numéro.
Qu'apporte un secrétariat médical virtuel à un centre ou un cabinet de groupe ?
Dans un centre médical, une maison de santé ou un cabinet de groupe, le téléphone sonne pour toute l'équipe : un rendez-vous avec le généraliste, une question pour la sage-femme, une séance chez le kiné, un laboratoire qui rappelle, un patient qui cherche l'adresse. À l'ouverture, l'accueil jongle entre les patients au comptoir et les appels en attente ; à midi, le soir et le samedi, la ligne sonne dans le vide. Les messages arrivent incomplets, et les patients rappellent plusieurs fois.
Voice Pilot ajoute à votre accueil un secrétariat médical virtuel. L'IA décroche au nom de la structure, prend plusieurs appels en même temps et répond aux questions pratiques à partir des informations que vous lui donnez : horaires, jours de présence de chaque praticien, adresse, accès, documents à apporter. Elle demande avec quel praticien le patient souhaite consulter, ne propose que des créneaux libres de votre agenda et précise le praticien dans le rendez-vous comme dans le résumé. Le patient reçoit sa confirmation par SMS.
Votre équipe d'accueil garde la main. Avec le renvoi d'appel sur non-réponse, l'accueil décroche comme avant, et l'IA prend seulement les appels laissés sans réponse. Elle ne donne aucun avis médical : face à une urgence vitale, elle demande au patient d'appeler le 15 ou le 112, et les demandes urgentes suivent les règles de transfert de votre structure. Chaque appel donne lieu à un email avec le résumé et la transcription complète.
Ce que l'accueil téléphonique IA gère pour toute l'équipe
Le praticien demandé, noté à chaque appel
L'IA demande avec qui le patient souhaite consulter, présente l'équipe s'il hésite et précise le praticien dans le rendez-vous comme dans le résumé : chaque demande arrive au bon interlocuteur, sans tri à faire à l'accueil.
Le rendez-vous dans le bon agenda
Généraliste, sage-femme, kiné, psychologue : l'IA consulte les disponibilités dans l'agenda que vous connectez (Google Agenda ou Outlook), ne propose que des créneaux libres, précise le praticien demandé et confirme par SMS.
Les pics d'appels absorbés
Ouverture, lundi matin, veille de jour férié : les appels que l'équipe laisse sonner arrivent à l'IA, qui en prend plusieurs à la fois pendant que l'accueil s'occupe du comptoir.
Les questions sur toute la structure
Horaires d'ouverture, jours de présence de chaque praticien, spécialités, accès, stationnement, documents à apporter : l'IA répond à partir des informations que vous lui donnez, sans mobiliser l'accueil.
Urgences : les règles de votre structure
Aucun avis médical, aucun diagnostic. Urgence vitale : l'IA demande d'appeler le 15 ou le 112. Demande urgente pour la structure : transfert vers le numéro que vous avez choisi, ou message classé urgent et signalé en priorité.
Numéros VIP : hôpital, labos, pharmacies
Les appels des numéros que vous listez (service hospitalier, laboratoire, pharmacie, infirmiers du secteur) arrivent directement sur le portable de votre choix, sans passer par l'IA.
Trois situations courantes dans une structure de soins
Lundi 8 h 15, l'accueil est déjà débordé
Trois patients appellent pendant que la secrétaire accueille au comptoir. L'IA prend les trois appels : un rendez-vous avec la généraliste mercredi à 11 h, une question sur les jours de présence de la sage-femme, un message pour le kiné. Chaque praticien reçoit ce qui le concerne.
Un nouveau patient cherche un médecin traitant
Il vient d'emménager et ne connaît personne dans la structure. Si vous l'avez prévu, l'IA lui indique quels médecins acceptent de nouveaux patients, note ses coordonnées et propose un premier rendez-vous ; sinon, elle transmet sa demande à l'accueil, qui le rappelle.
Samedi, une patiente appelle en anglais
La structure est fermée. L'IA détecte la langue, lui répond en anglais, prend un rendez-vous lundi en notant le praticien demandé et envoie la confirmation par SMS. Lundi matin, l'accueil trouve le résumé et la transcription dans sa boîte mail.
Comment ça marche
- 1
Créez votre réceptionniste
En quelques minutes avec l'assistant guidé, ou en une phrase avec Otto, le copilote intégré : métier, horaires, message d'accueil, prise de rendez-vous. Un numéro dédié en 09 est inclus.
- 2
Gardez votre numéro
Un code de renvoi d'appel sur non-réponse suffit : vous décrochez comme avant, et l'IA ne prend que les appels que vous manquez.
Les codes de renvoi par opérateur → - 3
L'IA répond à votre place
24h/24, elle répond à vos patients, note le nom, le numéro et le motif, repère les urgences et vous les transfère, puis prend le rendez-vous dans votre agenda et le confirme par SMS.
- 4
Vous recevez le résumé
Après chaque appel, un email avec le résumé et la transcription. Tout l'historique reste dans votre tableau de bord, sur ordinateur comme sur mobile.
Combien ça coûte
Essai de 14 jours avec 60 minutes offertes, sans carte bancaire. Sans engagement, sans frais d'installation, numéro inclus.
Free
0 € /mois
10 min d'appels par mois
Pour tester : qui vous a appelé et le numéro à rappeler
Starter
49 € /mois
60 min d'appels par mois
Artisans et indépendants : messages complets, RDV, SMS
Boost
89 € /mois
120 min d'appels par mois
TPE et cabinets plus sollicités
Pro
149 € /mois
250 min d'appels par mois
PME et équipes
Le plan Free vous dit qui a appelé et le numéro à rappeler. Le contenu des messages (motif, transcription, enregistrement) est inclus dans les offres payantes. Facturation annuelle : -20 %.
Questions fréquentes
Comment fonctionne l'accueil téléphonique médical par IA ?
+
Vous activez un renvoi d'appel sur non-réponse de la ligne de la structure vers votre numéro Voice Pilot, sans changer de numéro ni d'opérateur. Quand l'accueil ne décroche pas, l'IA répond au nom de la structure, comprend la demande, prend le rendez-vous avec le bon praticien ou note le message, puis envoie un résumé par email.
Peut-on gérer plusieurs praticiens avec un seul accueil téléphonique ?
+
Oui : un seul numéro et une seule réceptionniste IA pour toute la structure. L'IA demande avec qui le patient souhaite consulter, le précise dans le rendez-vous et dans chaque résumé, et transfère les urgences selon vos règles.
Le secrétariat médical virtuel remplace-t-il nos secrétaires ?
+
Il les épaule. Votre équipe décroche comme avant et garde l'accueil au comptoir ; l'IA prend les appels laissés sans réponse, quand la salle d'attente est pleine, pendant les pauses et quand la structure est fermée.
Que fait l'IA face à une urgence médicale ?
+
Elle ne donne jamais d'avis médical ni de diagnostic. Si un patient décrit une urgence vitale, elle lui demande d'appeler le 15 ou le 112. Pour une demande urgente qui relève de la structure, elle applique vos règles : transfert vers le numéro choisi ou message prioritaire.
Combien coûte un secrétariat médical virtuel ?
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L'essai est gratuit pendant 14 jours, avec 60 minutes offertes et sans carte bancaire. Les offres payantes commencent à 49 € par mois ; Boost (89 €) et Pro (149 €) sont pensées pour les cabinets plus sollicités et les équipes. Sans engagement, sans frais d'installation, numéro inclus.
Où sont hébergées les données des patients ?
+
En France. Voice Pilot est conforme au RGPD, et les résumés, transcriptions et enregistrements de vos appels restent réunis dans votre tableau de bord.
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