Le receptionniste IA Voice Pilot remplace ou complete votre standard telephonique. Il repond aux appels entrants 24h/24, qualifie les demandes, prend des rendez-vous et envoie des confirmations par SMS — le tout sans intervention humaine. Ce guide detaille chaque fonctionnalite pour vous aider a tirer le maximum de votre assistant vocal.
1. Le tableau de bord : vue d'ensemble
Le dashboard est votre centre de commande. Il affiche en un coup d'oeil le nombre d'appels recus, le taux de reponse, les rendez-vous pris et les messages SMS echanges. Les graphiques quotidiens vous permettent de reperer les pics d'appels et d'ajuster vos disponibilites en consequence.
2. Configurer la voix et l'identite
Personnalisez completement l'identite de votre receptionniste IA. Donnez-lui un prenom (ex. Sophie, Marc) pour humaniser l'accueil. Choisissez parmi plusieurs voix masculines et feminines avec differents accents. Ajustez la vitesse de parole avec le curseur (plus lent pour un ton solennel, plus rapide pour un accueil dynamique). Reglez l'expressivite pour un ton neutre et professionnel ou chaleureux et engageant. Vous pouvez egalement activer un fond sonore ambiant (cabinet medical, bureau) pour renforcer le realisme.
- Nom de l'agent : prenom affiche dans les SMS et prononce au telephone
- Voix : choix parmi 10+ voix naturelles (femme/homme, accents varies)
- Vitesse : curseur de 0.5x a 2x pour adapter le debit
- Expressivite : neutre, moderee ou expressive
- Son ambiant : silence, cabinet medical, bureau, salon d'attente
- Sensibilite aux interruptions : permet au patient de couper la parole naturellement
3. Configurer le script IA
Le script IA definit le comportement conversationnel de votre receptionniste. Commencez par le message d'accueil — c'est la premiere phrase prononcee lorsque quelqu'un appelle. Par exemple : "Bonjour, cabinet du Docteur Martin, Sophie a l'appareil, comment puis-je vous aider ?". Ensuite, redigez le prompt systeme qui guide l'IA : quelles questions poser, quelles informations collecter, quand proposer un rendez-vous, et comment gerer les urgences.
Voice Pilot propose des modeles de prompt par profession : medecin generaliste, dentiste, kinesitherapeute, osteopathe, avocat, agence immobiliere, etc. Chaque modele inclut les questions pertinentes du metier et le vocabulaire adapte. Vous pouvez partir d'un modele et le personnaliser entierement.
- Message d'accueil : phrase d'ouverture personnalisee
- Prompt systeme : instructions detaillees pour l'IA
- Modeles par profession : medecin, dentiste, avocat, immobilier, etc.
- Variables dynamiques : nom du praticien, adresse, horaires
- Gestion des urgences : transfert ou message specifique
4. Gerer les disponibilites
Definissez precisement quand votre receptionniste IA propose des rendez-vous. Configurez vos horaires d'ouverture par jour de la semaine avec des creneaux matin et apres-midi. Ajoutez des pauses dejeuner. Marquez des jours feries ou des conges exceptionnels. L'IA ne proposera jamais un creneau en dehors de vos disponibilites definies.
- Horaires par jour : lundi a samedi avec creneaux personnalisables
- Pauses : pause dejeuner, pauses intermediaires
- Exceptions : jours feries, conges, fermetures exceptionnelles
- Duree des creneaux : 15, 20, 30 ou 60 minutes selon votre activite
5. Consulter les appels entrants
Chaque appel recu est enregistre avec toutes ses metadonnees : numero de l'appelant, date et heure, duree, statut (repondu, messagerie, manque). Vous avez acces a l'enregistrement audio complet et a la transcription mot a mot de la conversation. Cela vous permet de verifier la qualite du service, de reperer les demandes recurrentes et d'ameliorer votre script.
6. Gestion des rendez-vous
Lorsque l'IA prend un rendez-vous, il apparait automatiquement dans votre page Rendez-vous. Vous voyez le nom du patient, la date, l'heure, le motif de consultation et le statut (confirme, en attente, annule). L'IA envoie automatiquement un SMS de confirmation au patient avec les details du rendez-vous. Vous pouvez modifier ou annuler depuis l'interface.
7. Messagerie SMS
Voice Pilot gere les SMS de bout en bout. Apres un rendez-vous pris par l'IA, un SMS de confirmation est envoye automatiquement au patient avec la date, l'heure et l'adresse. Si le patient repond par SMS (question, modification), vous le voyez dans l'onglet Messages et pouvez repondre directement. Les modeles de SMS sont personnalisables.
8. Plans et facturation
Voice Pilot propose quatre plans adaptes a chaque taille de cabinet ou entreprise :
Tous les plans incluent : enregistrements et transcriptions, prise de rendez-vous automatique, SMS de confirmation, support par email. Les plans superieurs ajoutent plus de minutes d'appel, un support prioritaire et des fonctionnalites avancees comme l'export CRM et les webhooks.
Pret a installer votre receptionniste IA ? Creez votre compte Voice Pilot et configurez votre agent en moins de 5 minutes. Les 10 premiers appels sont gratuits.