Le prix d'un secrétariat téléphonique dépend du nombre d'appels, de leur durée et des heures à couvrir. Un télésecrétariat humain, facturé au forfait, à l'appel ou à la minute, coûte en général de l'ordre de 250 à 800 € par mois ; un secrétariat téléphonique IA se paie par abonnement, de 49 € à 749 € par mois chez Voice Pilot selon le volume. Voici comment lire les grilles de prix et calculer votre propre budget.
Combien coûte un secrétariat téléphonique en 2026 ?
| Solution | Mode de facturation | Ordre de prix | Heures couvertes |
|---|---|---|---|
| Télésecrétariat humain | Forfait mensuel, à l'appel ou à la minute | De l'ordre de 250 à 800 € par mois | Le plus souvent les horaires de bureau |
| Secrétariat téléphonique IA | Abonnement mensuel avec un quota de minutes, d'appels et de SMS | De 49 € à 749 € par mois chez Voice Pilot | 24h/24, 7j/7 |
| Secrétaire salariée | Salaire, charges sociales et poste de travail | Selon le temps de travail | Ses heures de présence au bureau |
Les modèles de facturation d'un secrétariat téléphonique
Le forfait mensuel
C'est une formule courante en télésecrétariat : un montant fixe chaque mois, qui comprend un volume d'appels ou de minutes et des plages horaires de permanence. Au-delà du volume inclus, chaque appel supplémentaire est facturé au prix unitaire prévu au contrat. Le forfait convient à un volume stable d'un mois sur l'autre ; il revient cher si vous payez des appels que vous ne recevez pas, ou si vous le dépassez régulièrement.
La facturation à l'appel
Vous payez chaque appel traité, parfois en plus d'un abonnement de base. La formule est lisible pour un petit volume, mais tout dépend de ce qui compte comme un appel : un appel raccroché au bout de quelques secondes, un faux numéro ou un démarcheur sont-ils facturés ? Faites-le préciser par écrit avant de signer.
La facturation à la minute
Le prix suit le temps passé en ligne avec vos appelants. Trois points à vérifier : l'arrondi (à la seconde, à la minute entamée ou par tranche), ce qui est décompté (attente, transfert vers vous, rédaction du message) et l'existence d'un minimum mensuel. Avec beaucoup d'appels courts, l'arrondi à la minute entamée pèse vite sur la facture.
L'abonnement d'un secrétariat téléphonique IA
Un secrétariat téléphonique IA répond avec un agent vocal à la voix naturelle : il converse avec l'appelant, prend le rendez-vous et vous envoie un résumé. Il se paie par abonnement mensuel, avec un quota de minutes, d'appels et de SMS. Chez Voice Pilot, aucun dépassement n'est facturé, il n'y a pas de frais d'installation et l'abonnement est sans engagement : le montant mensuel est connu d'avance.
Ce qui fait varier le prix d'un secrétariat téléphonique
- Le volume d'appels : le premier poste de coût, quelle que soit la formule.
- La durée moyenne des appels : une confirmation de rendez-vous est brève, une demande de devis détaillée prend plusieurs minutes.
- Les heures couvertes : horaires de bureau seulement, ou aussi la pause de midi, le soir, le samedi, la nuit et les jours fériés.
- Les tâches confiées : prise de message, réponses aux questions fréquentes, prise de rendez-vous dans votre agenda, tri des urgences, transfert d'appel.
- La spécialisation : un secrétariat médical ou juridique demande des consignes précises sur les urgences, la confidentialité et le vocabulaire du métier.
- Les options : SMS de confirmation, numéro dédié, appels en langue étrangère, enregistrement et transcription des appels.
- Le contrat : frais de mise en service, durée d'engagement, préavis de résiliation.
Calculer le budget de votre secrétariat téléphonique
- Étape 1 : comptez vos appels pendant deux semaines, en séparant ceux que vous prenez et ceux que vous manquez. Si vous gardez votre ligne avec un renvoi sur non-réponse, seuls les appels manqués iront au secrétariat.
- Étape 2 : chronométrez une dizaine d'appels typiques pour connaître leur durée moyenne.
- Étape 3 : listez les plages à couvrir : pendant vos rendez-vous ou vos interventions, à midi, le soir, le week-end, pendant les congés.
- Étape 4 : calculez le volume mensuel : appels confiés par jour ouvré × une vingtaine de jours ouvrés, puis × durée moyenne pour obtenir les minutes.
- Étape 5 : appliquez ce volume à chaque offre : volume inclus et prix du dépassement pour un forfait, appels × prix unitaire à l'appel, minutes × prix de la minute (arrondi compris) et, pour un abonnement IA, le plan dont les quotas de minutes et d'appels couvrent tous deux votre usage.
Exemple, avec des hypothèses à remplacer par vos propres mesures : un cabinet confie au secrétariat 3 appels par jour ouvré, d'une minute et demie en moyenne. Sur une vingtaine de jours ouvrés, cela représente environ 60 appels et 90 minutes par mois. Le tableau applique la même méthode à trois profils et indique le plan Voice Pilot qui couvre chaque volume.
| Profil (hypothèse) | Appels par mois | Minutes par mois | Plan Voice Pilot adapté |
|---|---|---|---|
| 2 appels par jour ouvré, 1 minute en moyenne | Environ 40 | Environ 40 | Starter : 60 minutes, 49 € par mois |
| 3 appels par jour ouvré, 1 minute 30 en moyenne | Environ 60 | Environ 90 | Boost : 120 minutes, 89 € par mois |
| 5 appels par jour ouvré, 2 minutes en moyenne | Environ 100 | Environ 200 | Pro : 250 minutes, 149 € par mois |
Secrétariat téléphonique humain ou IA : le comparatif des prix
| Critère | Télésecrétariat humain | Secrétariat téléphonique IA (Voice Pilot) |
|---|---|---|
| Prix | De l'ordre de 250 à 800 € par mois | De 49 € à 749 € par mois selon le plan |
| Facturation | Forfait, à l'appel ou à la minute selon le prestataire | Abonnement mensuel, aucun dépassement facturé |
| Horaires | Le plus souvent les horaires de bureau | 24h/24, 7j/7 |
| Appels simultanés | Une ou deux lignes | Plusieurs appels en même temps |
| Rendez-vous | Souvent un message à rappeler | Pris en temps réel dans Google Agenda ou Outlook, confirmés par SMS |
| Compte rendu | Message transmis par le prestataire | Résumé et transcription par email après chaque appel |
| Langues | Le plus souvent le français | Plusieurs langues, détectées automatiquement |
| Engagement | Selon le contrat | Sans engagement, sans frais d'installation, résiliable en un clic |
Le prix d'un secrétariat téléphonique médical
Pour un médecin, un kinésithérapeute ou un dentiste, les modes de facturation sont les mêmes, mais le cahier des charges est plus exigeant : rendez-vous dans l'agenda du cabinet, consigne d'urgence (le 15 ou le 112 en cas d'urgence vitale), confidentialité des données de santé, pics d'appels à l'ouverture. Vérifiez que ces tâches sont comprises dans le prix plutôt que vendues en option. Autre point propre aux professions de santé : leurs soins sont en principe exonérés de TVA, et une activité exonérée ne permet pas de récupérer la TVA payée sur ses dépenses. Comparez donc les offres sur leur prix TTC et faites confirmer votre situation par votre expert-comptable. Les prix de Voice Pilot sont indiqués TTC.
Secrétariat téléphonique IA : les prix de Voice Pilot
| Plan | Prix mensuel TTC | Minutes | Appels | SMS |
|---|---|---|---|---|
| Starter | 49 € | 60 minutes | 300 appels | 30 SMS |
| Boost | 89 € | 120 minutes | 700 appels | 50 SMS |
| Pro | 149 € | 250 minutes | 1 500 appels | 100 SMS |
| Scale | 299 € | 600 minutes | 4 000 appels | 300 SMS |
| Enterprise | 749 € | 1 500 minutes | 10 000 appels | 800 SMS |
Tous les plans comprennent le numéro dédié en 09, le contenu complet des messages (motif, transcription, enregistrement) et Otto, le copilote IA qui règle le standard à votre place en langage naturel. Aucun dépassement n'est facturé, il n'y a pas de frais d'installation, et la facturation annuelle réduit le prix de 20 %.
Les frais à vérifier avant de signer
- Les frais de mise en service ou de paramétrage.
- La durée d'engagement et le préavis de résiliation.
- Le prix des appels ou des minutes au-delà du forfait.
- Ce qui est décompté : appels très courts, appels transférés, temps d'attente.
- Les majorations éventuelles le soir, le samedi ou les jours fériés.
- Les options facturées à part : SMS, transfert d'appel, prise de rendez-vous, numéro dédié.
- Le renvoi d'appel lui-même : vérifiez auprès de votre opérateur que les appels renvoyés vers le numéro du secrétariat sont compris dans votre forfait.
Pour comparer en conditions réelles, Voice Pilot coûte 1 € la première semaine, puis 49 €/mois (offre Starter), sans engagement. Vous gardez votre numéro : avec un renvoi d'appel sur non-réponse, vous décrochez comme avant et l'IA ne prend que les appels que vous manquez.
- Secrétariat téléphonique IA : comment ça marche
- Voir tous les tarifs de Voice Pilot
- Secrétariat médical à distance : les options
- Réceptionniste IA ou secrétariat humain : le comparatif
Quel est le prix d'un secrétariat téléphonique ?
Un télésecrétariat humain coûte en général de l'ordre de 250 à 800 € par mois, au forfait, à l'appel ou à la minute. Un secrétariat téléphonique IA se paie par abonnement : de 49 € à 749 € par mois chez Voice Pilot, selon le volume d'appels.
Combien coûte un secrétariat téléphonique médical ?
Les modes de facturation sont les mêmes, mais vérifiez que la prise de rendez-vous, la consigne d'urgence et la confidentialité sont incluses. Les soins étant en principe exonérés de TVA, comparez les offres sur leur prix TTC.
Secrétariat téléphonique : vaut-il mieux payer à l'appel ou au forfait ?
À l'appel si votre volume est faible ou irrégulier, au forfait s'il est stable. Dans les deux cas, calculez d'abord votre volume mensuel : appels confiés × durée moyenne.
Combien coûte un secrétariat téléphonique IA ?
Chez Voice Pilot, de 49 € par mois (Starter : 60 minutes et 300 appels) à 749 € par mois (Enterprise), numéro en 09 inclus, sans frais d'installation ni dépassement facturé.
Quel prix pour un secrétariat téléphonique à distance quand on est indépendant ?
Tout dépend des appels que vous manquez. Avec un renvoi sur non-réponse, seuls ces appels sont traités : pour quelques appels courts par jour, le plan Starter de Voice Pilot, avec 60 minutes par mois, peut suffire. Faites le calcul avec votre durée moyenne.
Peut-on résilier un secrétariat téléphonique à tout moment ?
Cela dépend du contrat : certains prestataires prévoient une durée d'engagement ou un préavis. Voice Pilot est sans engagement et se résilie en un clic.