Secrétariat téléphonique pour chauffagiste : l'IA décroche pendant vos dépannages
Chaudière en panne, plus d'eau chaude, entretien annuel, pompe à chaleur en défaut : votre réceptionniste IA décroche 24h/24, note l'appareil et le code erreur, évalue l'urgence et vous transfère les dépannages prioritaires. Vous gardez votre numéro.
Écoutez l'IA répondre
Chauffagiste·Panne — Chaudière gaz code E1·25s
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Exemple d'appel entrant pris en charge par l'agent vocal IA Voice Pilot pour un chauffagiste. Le client n'a plus d'eau chaude depuis le matin. Claire, l'assistante IA, note le code erreur de la chaudière pour le technicien et réserve une intervention.
L'agent vocal IA a noté le code erreur pour le technicien et réservé une intervention, confirmée par SMS : le chauffagiste arrive en sachant ce qui l'attend.
Pourquoi un chauffagiste a-t-il besoin d'un secrétariat téléphonique ?
Un chauffagiste passe ses journées devant une chaudière, dans une chaufferie ou au fond d'un sous-sol. Le téléphone sonne pendant que vous démontez un brûleur ou purgez un circuit, et l'appel part sur la messagerie. Or un client qui a froid n'attend pas qu'on le rappelle : il compose le numéro du chauffagiste suivant. Aux premiers froids, ces appels arrivent par vagues, au moment où votre planning d'entretiens est déjà plein. Un secrétariat téléphonique de chauffagiste répond à chacun d'eux, de jour comme de nuit.
Voice Pilot confie ce secrétariat à une réceptionniste IA. Elle répond au nom de votre entreprise, d'une voix naturelle et avec votre propre message d'accueil, puis pose les questions que vous poseriez vous-même : type d'appareil (chaudière gaz, fioul ou à granulés, pompe à chaleur), marque, code erreur ou voyant affiché, pression du manomètre, plus de chauffage ou plus d'eau chaude. Elle note l'adresse, l'étage et le code d'accès, demande si le client a un contrat d'entretien avec vous, puis classe l'appel en urgent, important ou informatif. En cas d'odeur de gaz, elle demande à l'appelant d'appeler immédiatement le 112.
Vous gardez votre numéro, celui de votre utilitaire, de vos factures et de l'autocollant posé sur chaque chaudière que vous entretenez. Avec le renvoi d'appel sur non-réponse, l'IA ne prend que les appels que vous laissez sonner. Selon vos règles, une panne urgente vous est transférée sur votre portable ; les entretiens annuels, les remises en route et les visites de devis sont inscrits dans votre agenda et confirmés par SMS. Voice Pilot peut aussi rappeler à vos clients leur rendez-vous d'entretien. Votre permanence téléphonique de chauffagiste reste ouverte 24h/24 et 7j/7, vagues de froid comprises.
Pannes, entretiens, contrats : ce que votre secrétariat de chauffagiste prend en charge
Les pannes de chauffage triées
Plus de chauffage ni d'eau chaude par grand froid : urgent. Chaudière qui se met en sécurité par moments, radiateurs tièdes : important. Entretien annuel ou devis de remplacement : informatif. L'IA applique vos critères et vous transfère les urgences sur votre portable.
L'appareil et le code erreur notés
Type d'appareil, marque, modèle, âge de l'installation, code ou voyant affiché, pression au manomètre : l'IA recueille ce que vous demanderiez vous-même. Vous arrivez en sachant ce qui vous attend, avec les bonnes pièces.
Les vagues de froid absorbées
Au premier coup de froid, tout le monde rallume son chauffage la même semaine. L'IA prend plusieurs appels en parallèle et classe chacun par urgence : vous traitez d'abord les foyers sans chauffage.
Entretiens annuels dans votre agenda
L'entretien annuel de la chaudière est obligatoire, et les demandes se concentrent à l'automne. L'IA propose vos créneaux libres, inscrit l'entretien en temps réel dans Google Agenda ou Outlook et en confirme la date et l'heure par SMS.
Contrats d'entretien et numéros VIP
L'IA demande si l'appelant a un contrat d'entretien avec vous et l'indique dans le résumé. Les appels de vos bailleurs, syndics et clients professionnels inscrits en numéros VIP arrivent directement sur votre portable, sans passer par l'IA.
Odeur de gaz : le bon réflexe
Odeur de gaz, détecteur de monoxyde de carbone qui sonne : l'IA demande d'abord à l'appelant d'appeler le 112, puis note l'adresse et vous signale l'appel en priorité.
Trois appels de chauffage, pris pendant que vous êtes sur une chaudière
Janvier, 6 h 45 : la maison est froide
Un client se réveille sans chauffage ni eau chaude : sa chaudière gaz affiche un code erreur et la pression est tombée sous 1 bar. L'IA note la marque, le code, l'adresse et le digicode, classe l'appel en urgent et, comme vos règles le prévoient, vous le passe aussitôt sur votre portable.
Un locataire doit fournir son attestation d'entretien
Son propriétaire lui réclame l'attestation d'entretien de la chaudière. L'IA note l'adresse, l'appareil et l'existence éventuelle d'un contrat avec vous, propose deux créneaux libres et inscrit celui qu'il choisit dans votre agenda. Le locataire reçoit la confirmation par SMS.
Octobre, la première remise en route
Une cliente rallume son chauffage pour la première fois de la saison : la chaudière démarre, mais les radiateurs de l'étage restent froids. L'IA classe l'appel en important, note le type d'installation et ses disponibilités, propose le premier créneau libre et envoie la confirmation par SMS.
Comment ça marche
- 1
Créez votre réceptionniste
En quelques minutes avec l'assistant guidé, ou en une phrase avec Otto, le copilote intégré : métier, horaires, message d'accueil, prise de rendez-vous. Un numéro dédié en 09 est inclus.
- 2
Gardez votre numéro
Un code de renvoi d'appel sur non-réponse suffit : vous décrochez comme avant, et l'IA ne prend que les appels que vous manquez.
Les codes de renvoi par opérateur → - 3
L'IA répond à votre place
24h/24, elle répond à vos clients, note le nom, le numéro et le motif, repère les urgences et vous les transfère, puis prend le rendez-vous dans votre agenda et le confirme par SMS.
- 4
Vous recevez le résumé
Après chaque appel, un email avec le résumé et la transcription. Tout l'historique reste dans votre tableau de bord, sur ordinateur comme sur mobile.
Combien ça coûte
Essai de 14 jours avec 60 minutes offertes, sans carte bancaire. Sans engagement, sans frais d'installation, numéro inclus.
Free
0 € /mois
10 min d'appels par mois
Pour tester : qui vous a appelé et le numéro à rappeler
Starter
49 € /mois
60 min d'appels par mois
Artisans et indépendants : messages complets, RDV, SMS
Boost
89 € /mois
120 min d'appels par mois
TPE et cabinets plus sollicités
Pro
149 € /mois
250 min d'appels par mois
PME et équipes
Le plan Free vous dit qui a appelé et le numéro à rappeler. Le contenu des messages (motif, transcription, enregistrement) est inclus dans les offres payantes. Facturation annuelle : -20 %.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un secrétariat téléphonique pour chauffagiste ?
+
C'est un service qui répond à votre place quand vous êtes en intervention. Avec Voice Pilot, une réceptionniste IA décroche les appels que vous manquez, 24h/24 et 7j/7 : elle note l'appareil, la panne, l'adresse et l'urgence, prend les rendez-vous dans votre agenda et vous envoie après chaque appel un email avec le résumé et la transcription. Écoutez la démo sur la page Démo.
Comment répondre aux appels de dépannage chaudière quand on est déjà en intervention ?
+
Activez un renvoi d'appel sur non-réponse vers votre numéro Voice Pilot en 09, avec un code de la forme **61*09XXXXXXXX**20# ; le code exact est affiché dans votre tableau de bord. Si vous ne décrochez pas, l'IA répond au nom de votre entreprise, recueille la panne et l'adresse, et vous transfère l'appel s'il est urgent, selon vos règles. Vous gardez votre numéro.
L'IA répond-elle la nuit, le week-end et pendant les vagues de froid ?
+
Oui. Votre permanence téléphonique de chauffagiste fonctionne 24h/24 et 7j/7, jours fériés compris, et l'IA prend plusieurs appels en même temps. Vous décidez de ce qui vous dérange : une famille sans chauffage en plein hiver peut vous être transférée sur-le-champ, une demande d'entretien attend le matin dans votre boîte mail.
Que fait l'IA si un client signale une odeur de gaz ?
+
Elle lui demande d'appeler immédiatement le 112, avant toute autre question, puis note son adresse et son numéro de rappel, et vous signale l'appel en priorité. Pour ajouter une consigne, comme le numéro d'urgence gaz, il suffit de le demander à Otto, le copilote intégré.
L'IA peut-elle planifier les entretiens et annoncer mes tarifs ?
+
Oui. Elle propose uniquement vos créneaux libres, réserve en temps réel dans Google Agenda, Outlook ou Calendly et confirme par SMS. Si vous lui indiquez le prix d'un entretien ou du déplacement, elle l'annonce tel quel ; sinon, elle n'en parle pas. Une demande de report vous est transmise avec les disponibilités du client.
Quel est le prix d'une permanence téléphonique pour chauffagiste ?
+
Vous démarrez gratuitement : 14 jours d'essai avec 60 minutes offertes, sans carte bancaire. Ensuite, Starter à 49 € par mois (60 minutes), Boost à 89 € ou Pro à 149 €, sans engagement ni frais d'installation, numéro inclus. Aucun dépassement n'est jamais facturé, et l'abonnement annuel coûte 20 % de moins.
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