Un agent immobilier passe une grande partie de ses journées en visite, en estimation ou en signature : autant de moments où il ne peut pas décrocher. Or les appels qui arrivent à ce moment-là sont souvent les plus utiles : un acquéreur qui vient de voir une annonce, un propriétaire qui veut faire estimer son bien. Ce guide explique comment organiser la prise de ces appels pour ne plus en perdre.
Les quatre types d'appels d'une agence
| Appelant | Ce qu'il veut | Ce qu'il faut obtenir |
|---|---|---|
| Acquéreur | Des informations sur un bien, une visite | Le bien concerné, ses coordonnées, son projet et un créneau de visite |
| Vendeur | Une estimation, une mise en vente | L'adresse et le type de bien, ses délais, un rendez-vous d'estimation |
| Locataire ou bailleur | Une location, une question de gestion | Le bien ou le besoin, ses coordonnées, un rappel par la bonne personne |
| Partenaire ou démarcheur | Un échange professionnel, une offre commerciale | Un message court, sans rendez-vous |
L'appel d'un vendeur mérite la priorité : une demande d'estimation qui reste sans réponse est un mandat qui part chez un confrère.
Ce qu'il faut demander à chaque appel
- Le nom et un numéro de rappel
- La référence ou l'adresse de l'annonce, ou la commune du bien à vendre
- Le projet : achat, vente ou location, et son échéance
- Pour un acquéreur : son budget et l'état de son financement
- Le créneau de visite ou de rappel qui l'arrange
Organiser visites et estimations sans y passer ses soirées
- Réservez dans votre agenda des plages de visite et d'estimation : c'est là que les rendez-vous seront pris
- Confirmez chaque rendez-vous par SMS avec l'adresse et l'heure
- Rappelez les demandes d'estimation en premier
- Gardez une trace écrite de chaque appel : qui, quel bien, quel projet
Ce qu'un réceptionniste IA prend en charge
Avec Voice Pilot, l'IA décroche les appels que vous manquez, 24h/24 et 7j/7. Elle identifie le projet de l'appelant (achat, vente, location, estimation, visite), prend ses coordonnées et propose un rendez-vous dans votre agenda, confirmé par SMS. Après chaque appel, vous recevez le résumé et la transcription par email.
Pour les prix et les estimations, c'est vous qui fixez la règle : vous pouvez lui donner pour consigne de ne jamais avancer de chiffre et de proposer un rendez-vous avec vous. Sur un bien précis, elle s'appuie sur les informations que vous lui donnez dans ses consignes ; Otto, le copilote intégré, peut les rédiger à partir de ce que vous lui dites. Vous gardez le numéro de l'agence : un renvoi d'appel sur non-réponse suffit.
Essai du réceptionniste IA : 14 jours avec 60 minutes offertes, sans carte bancaire. Ensuite, le plan Free garde 10 minutes par mois ; le plan Starter coûte 49 € par mois et le plan Boost 89 € par mois.
- Réceptionniste IA pour agences immobilières
- Renvoi d'appel sur non-réponse : codes et réglages
- Message d'accueil téléphonique professionnel : exemples
- Voir les tarifs de Voice Pilot
Questions fréquentes
Une IA peut-elle répondre aux appels sur mes annonces ?
Oui. Elle identifie le projet de l'appelant, prend ses coordonnées et propose une visite ou un rappel. Sur un bien précis, elle s'appuie sur les informations que vous lui avez données dans ses consignes.
Peut-elle prendre les rendez-vous de visite et d'estimation ?
Oui, en temps réel dans votre agenda, avec une confirmation par SMS envoyée à l'appelant.
Donne-t-elle une estimation de prix au téléphone ?
C'est vous qui décidez : vous pouvez lui donner pour consigne de ne jamais avancer de prix et de proposer à l'appelant un rendez-vous avec vous.
Faut-il changer le numéro de l'agence ?
Non. Un renvoi d'appel sur non-réponse vers le numéro de votre réceptionniste suffit : vous décrochez comme avant, l'IA prend les appels que vous manquez.
Que se passe-t-il le soir et le week-end ?
L'IA décroche 24h/24 et 7j/7, y compris hors de vos horaires : elle qualifie la demande et vous en recevez le résumé par email. Vous pouvez personnaliser le message qu'elle donne hors horaires.