Accueil téléphonique de l'office notarial : l'IA répond pendant vos signatures
Succession, vente immobilière, donation, contrat de mariage, création de société : votre réceptionniste IA décroche au nom de l'office, identifie la demande, fixe le premier rendez-vous et rappelle les pièces à apporter. Vous gardez votre numéro.
Pourquoi confier l'accueil téléphonique de l'office à une IA ?
Dans un office notarial, le téléphone sonne sans relâche : pendant une signature, pendant un rendez-vous de succession, quand les collaborateurs rédigent les actes. Derrière chaque appel se trouve souvent un moment important : un décès dans la famille, l'achat d'un premier logement, un mariage, la création d'une entreprise. La personne qui tombe sur la messagerie hésite à laisser un message sur un sujet aussi personnel, et un futur client peut se tourner vers un autre office.
Voice Pilot installe une réceptionniste IA sur la ligne de l'office. Elle se présente au nom de l'étude avec votre message d'accueil, puis identifie la demande : succession, vente ou achat immobilier, donation, contrat de mariage ou PACS, testament, création de société. Elle répond aux questions pratiques à partir de vos informations (horaires, adresse, pièces à apporter selon l'acte) et propose un premier rendez-vous sur les créneaux libres de l'agenda de l'office. Elle ne donne aucun conseil juridique et ne communique aucune information sur un dossier en cours.
Vous gardez votre numéro et votre organisation. Avec le renvoi d'appel sur non-réponse, l'accueil décroche quand il est disponible, et l'IA prend uniquement les appels manqués : pendant les signatures, à l'heure du déjeuner, le soir et le week-end. Quand un client demande un notaire ou un collaborateur précis, le nom de la personne demandée figure dans le résumé envoyé par email avec la transcription : vous savez aussitôt à qui transmettre le message.
Ce que votre accueil téléphonique IA gère à l'office
Un premier contact qualifié
Règlement d'une succession, achat d'une maison, donation aux enfants, statuts d'une société : l'IA identifie l'objet de l'appel, distingue un nouveau client d'un client déjà suivi et note le niveau d'urgence (urgent, important ou informatif).
Les premiers rendez-vous fixés
L'IA propose les créneaux libres de l'agenda de l'office (Google Agenda, Outlook ou Calendly), inscrit le rendez-vous et envoie au client un SMS de confirmation avec la date et l'heure. Une demande de report vous est transmise en message.
Les pièces à apporter, selon l'acte
Vous indiquez à l'IA les documents que l'office demande pour chaque type d'acte : pièce d'identité, livret de famille, titre de propriété, projet de statuts… Elle les rappelle au client en fixant le rendez-vous : il arrive avec un dossier complet.
Le bon interlocuteur noté
« Je voudrais parler à Maître… », « au clerc qui suit ma vente » : l'IA note dans le résumé le nom du notaire ou du collaborateur demandé, l'objet de l'appel et la référence du dossier si l'appelant la donne.
Confidentialité et discrétion
L'IA ne donne aucun conseil juridique, ne commente aucun acte et ne communique aucune information sur un dossier en cours : elle accueille, note et propose un rendez-vous. Voice Pilot est conforme au RGPD et les données sont hébergées en France.
Clients étrangers et expatriés
Acquéreur étranger d'une résidence secondaire, héritiers installés hors de France : l'IA détecte la langue de l'appelant et lui répond en anglais, espagnol, allemand, arabe ou dans d'autres langues, avec le même accueil qu'en français.
Trois appels typiques, traités pendant que vous recevez vos clients
Lundi 11 h, une signature est en cours
Une femme appelle après le décès de son père pour ouvrir le dossier de succession. L'IA l'accueille avec tact, note son nom, son numéro et la date du décès, propose un rendez-vous jeudi à 9 h 30 et lui rappelle les pièces que l'office demande, comme l'acte de décès. Vous lisez le résumé en sortant de la signature.
Un acquéreur demande où en est sa vente
Un acquéreur veut savoir quand sera signé l'acte de vente de son appartement. L'IA ne donne aucune information sur le dossier : elle note son nom, l'adresse du bien, le collaborateur qui suit la vente et le meilleur moment pour le rappeler, puis classe le message en important.
Samedi matin, un couple prépare son mariage
Un couple qui se marie au printemps souhaite rencontrer un notaire pour un contrat de mariage. L'IA note leurs noms, la date du mariage et leurs disponibilités, puis inscrit le rendez-vous sur un créneau libre en semaine. La confirmation part par SMS, et le résumé vous attend lundi matin.
Comment ça marche
- 1
Créez votre réceptionniste
En quelques minutes avec l'assistant guidé, ou en une phrase avec Otto, le copilote intégré : métier, horaires, message d'accueil, prise de rendez-vous. Un numéro dédié en 09 est inclus.
- 2
Gardez votre numéro
Un code de renvoi d'appel sur non-réponse suffit : vous décrochez comme avant, et l'IA ne prend que les appels que vous manquez.
Les codes de renvoi par opérateur → - 3
L'IA répond à votre place
24h/24, elle répond à vos clients et futurs clients, note le nom, le numéro et le motif, repère les urgences et vous les transfère, puis prend le rendez-vous dans votre agenda et le confirme par SMS.
- 4
Vous recevez le résumé
Après chaque appel, un email avec le résumé et la transcription. Tout l'historique reste dans votre tableau de bord, sur ordinateur comme sur mobile.
Combien ça coûte
Essai de 14 jours avec 60 minutes offertes, sans carte bancaire. Sans engagement, sans frais d'installation, numéro inclus.
Free
0 € /mois
10 min d'appels par mois
Pour tester : qui vous a appelé et le numéro à rappeler
Starter
49 € /mois
60 min d'appels par mois
Artisans et indépendants : messages complets, RDV, SMS
Boost
89 € /mois
120 min d'appels par mois
TPE et cabinets plus sollicités
Pro
149 € /mois
250 min d'appels par mois
PME et équipes
Le plan Free vous dit qui a appelé et le numéro à rappeler. Le contenu des messages (motif, transcription, enregistrement) est inclus dans les offres payantes. Facturation annuelle : -20 %.
Questions fréquentes
Comment fonctionne un secrétariat téléphonique IA pour notaire ?
+
Un renvoi d'appel sur non-réponse dirige vers Voice Pilot les appels que personne ne prend à l'office : il s'active avec un code du type **61*09XXXXXXXX**20#, affiché dans votre tableau de bord, et vous gardez votre numéro. La réceptionniste IA répond au nom de l'étude, fixe le rendez-vous ou prend le message, puis vous envoie le résumé et la transcription par email.
L'IA donne-t-elle des informations sur un dossier en cours ?
+
Jamais. La réceptionniste IA est conçue pour l'accueil : elle ne donne aucun conseil juridique, ne commente aucun acte et ne communique aucune information sur un dossier. Voice Pilot, société basée à Lyon, est conforme au RGPD et les données sont hébergées en France.
L'IA peut-elle indiquer les pièces à apporter au rendez-vous ?
+
Oui, à partir de la liste que vous lui fournissez pour chaque type d'acte : succession, vente, donation, contrat de mariage, création de société. Quand elle fixe le rendez-vous, elle rappelle au client les documents que l'office demande. Elle s'en tient à vos consignes et ne formule aucun avis sur sa situation.
Comment les messages arrivent-ils au bon notaire ou au bon clerc ?
+
Quand l'appelant demande une personne précise, l'IA inscrit le nom de cette personne dans le résumé, avec l'objet de l'appel et la référence du dossier s'il la donne. Le résumé arrive par email avec la transcription : vous transmettez le message en un instant.
Que se passe-t-il pour un appel urgent ?
+
Vous fixez la règle : transfert immédiat vers votre portable, ou message signalé en priorité dans le résumé, par exemple pour une signature prévue le lendemain. Les numéros que vous inscrivez en VIP, comme ceux des agences immobilières, des banques ou de vos confrères, sonnent directement chez vous.
Combien coûte l'accueil téléphonique IA d'un office notarial ?
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Vous démarrez gratuitement : 14 jours d'essai avec 60 minutes offertes, sans carte bancaire. Les offres payantes commencent à 49 € par mois (Starter, 60 minutes), puis Boost à 89 € et Pro à 149 €, sans engagement ni frais d'installation, numéro inclus. Otto, le copilote intégré, met tout en place en environ 5 minutes.
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