Les rendez-vous manqués coûtent cher : perte de revenus, créneaux gaspillés et désorganisation du planning. En moyenne, les entreprises de services subissent un taux de no-show de 20 à 30 %. Voice Pilot propose un système de rappels vocaux automatisés qui réduit ce taux de 40 % et au-delà.
La stratégie de timing optimale
Un seul rappel ne suffit pas. La stratégie la plus efficace combine trois points de contact à des moments stratégiques. Le premier rappel à 48h permet au client de réorganiser son emploi du temps. Le rappel à 24h confirme l'engagement. Le rappel à 2h avant le rendez-vous est le filet de sécurité final qui élimine les oublis de dernière minute.
- Rappel à 48h : donne le temps de reporter si nécessaire, récupère le créneau tôt
- Rappel à 24h : confirme la présence et ancre le rendez-vous dans la journée suivante
- Rappel à 2h : élimine les oublis et réduit les retards
- Chaque rappel offre une option de confirmation ou de report en un mot
Personnalisation des messages
Un rappel efficace n'est pas un message générique. Voice Pilot injecte automatiquement le prénom du client, le type de rendez-vous, le nom du praticien et l'adresse du lieu. Ce niveau de détail rassure le client et rend le rappel véritablement utile plutôt qu'intrusif.
Options de confirmation et de report
Chaque rappel propose au client de confirmer, reporter ou annuler par simple réponse vocale. S'il choisit de reporter, l'agent propose immédiatement de nouveaux créneaux disponibles. S'il annule, le créneau est libéré en temps réel pour d'autres clients. Cette fluidité maximise votre taux d'occupation.
Mesurer l'impact des rappels
Voice Pilot fournit des statistiques détaillées sur l'efficacité de vos rappels : taux de confirmation, taux de report, taux de no-show résiduel et revenus récupérés. Ajustez vos horaires et messages en fonction des données pour optimiser continuellement vos résultats.
Éliminez les no-shows avec Voice Pilot. Configurez vos rappels automatisés en 5 minutes et récupérez des milliers d'euros de revenus perdus.