La prise de rendez-vous par téléphone occupe en moyenne 35 % du temps d'une réceptionniste. Voice Pilot automatise entièrement ce processus : de la proposition de créneaux à la confirmation, en passant par le report et les rappels. Voici comment configurer votre système en quelques étapes simples.
Étape 1 : Connectez votre calendrier
Voice Pilot se synchronise avec Google Calendar, Outlook et les principaux systèmes de gestion d'agenda. La connexion se fait en quelques clics via une authentification sécurisée. Une fois connecté, l'agent IA voit en temps réel les créneaux disponibles et occupés de chaque membre de votre équipe.
Étape 2 : Configurez vos règles de disponibilité
- Définissez vos jours et heures d'ouverture par service ou praticien
- Configurez la durée par défaut de chaque type de rendez-vous
- Ajoutez des temps tampon entre les rendez-vous pour éviter les chevauchements
- Bloquez les jours fériés et périodes de congés automatiquement
Étape 3 : Personnalisez le script de réservation
L'agent IA suit un script conversationnel que vous définissez. Il accueille le client, identifie le type de rendez-vous souhaité, propose les créneaux disponibles les plus proches et confirme la réservation. Le ton, les formulations et les options de repli sont entièrement personnalisables pour correspondre à l'image de votre entreprise.
Étape 4 : Activez le report et l'annulation
Vos clients peuvent appeler pour modifier ou annuler leur rendez-vous. L'agent IA identifie le rendez-vous existant, propose de nouvelles dates et met à jour le calendrier en temps réel. Les créneaux libérés sont immédiatement disponibles pour d'autres clients, maximisant votre taux d'occupation.
Étape 5 : Programmez les rappels automatiques
Configurez des rappels vocaux à 48h, 24h et 2h avant chaque rendez-vous. L'agent appelle le client, lui rappelle la date et l'heure, et offre la possibilité de confirmer ou reporter. Cette fonctionnalité réduit les no-shows de 40 % en moyenne et améliore considérablement la gestion de votre planning.
Résultats attendus
- Réduction de 80 % du temps passé à gérer les rendez-vous par téléphone
- Disponibilité de réservation automatique, même en dehors des heures d'ouverture
- Diminution des no-shows de 40 % grâce aux rappels automatiques
- Augmentation du taux d'occupation des créneaux de 25 %
Automatisez votre prise de rendez-vous avec Voice Pilot. Connectez votre calendrier et laissez l'IA gérer votre planning dès maintenant.